一、明訂代理參加範圍:
鄰長屬義務職,常由眷屬或其他家屬協助服務民眾,爰鄰長本人不克參加里鄰長文康活動時,機關參照內政部96年5月30日內授中民字第0960722684號函釋,得由「眷屬或其他家屬」代理參加時,應於活動計畫或注意事項明訂定代理參加人員之範圍,並敘明眷屬及其他家屬之定義,避免字義不清,引發爭議。
二、明確告知法律責任:
機關將文康活動實施計畫及報名訊息通知各里辦公處轉告里鄰長時,應將參加對象、代理參加人員之範圍詳列於函文及通知單,並敘明「將公費補助名額轉讓未具眷屬或其他家屬身分之人員代為參加,恐觸犯法律責任」;並利用報名階段、行前說明會、出團當日等各種時機反覆宣導,確保全體里鄰長均能知悉具體規範與法律責任,避免誤觸法網。
三、確實查驗身分證明文件:
為確保實際參加文康活動人員均符合資格,機關得於報名表設計敘明代理參加關係之欄位,並檢附照片及出具聲明書,由本人自負法律責任,以達宣導及提醒作用;另於活動出發當天得請參加人員出示身分相關證明文件,由機關工作人員詳實查驗實際參加人員之身分是否符合資格。
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